Tổng hợp những điều cần biết cho người mới sử dụng Excel

1. Excel là gì?

Nói một cách đơn giản, Microsoft Excel là một ứng dụng bảng tính. Nó sử dụng hệ thống các ô trong cột và hàng để thao tác, sắp xếp, tính toán dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các bảng tổng hợp (PivotTable), biểu đồ, công thức và hàm theo nhiều cách khác nhau.

Điều này cũng cho thấy ứng dụng không bị giới hạn bởi các con số dù tên của nó là “Excel”. Bạn có thể gõ nội dung, ảnh, video, đối tượng cùng nhiều kiểu dữ liệu khác để theo dõi, quản lý và dễ dàng xem thông tin.

2. Excel dùng để làm gì?

Hầu hết, các bạn học sinh, sinh viên và đặc biệt các bạn đang đi làm hầu hết các ngành nghề đều sử dụng Excel, tại sao hầu hết mọi người đều sử dụng Excel, chúng ta hãy xem bên dưới nhé.

Giáo viên: tính điểm, theo dõi danh sách học sinh, sinh viên,…

Kế toán : sử dụng excel rất nhiều để tính các loại thuế, lương, thưởng,…

Nhân sự : chấm công, theo dõi danh sách nhân viên,…

Trợ lí, thư kí: lập báo cáo, tính toán chất lượng, sản lượng của 1 công ty, sản phẩm hỏng,…

Kỹ sư : tính toán liên quan đến các công trình xây dựng, các dự án,…

Nhân viên Sale: Theo dõi doanh số, doanh thu bán hàng,…

Và còn rất nhiều ngành nghề khác, đều sử dụng excel từ cấp độ đơn giản đến nâng cao.

3. Nhận diện thanh công cụ của Excel

Đây là những mục quan trọng, giúp bạn làm việc dễ dàng với Excel. Để bạn không bị bỡ ngỡ, AnhBanIt.com sẽ chỉ rõ các chức năng của các mục này nhé!

Home: Chứa các lệnh liên quan chỉnh sửa sao chép, cắt, dán dữ liệu và định dạng đoạn văn bản, ô tính, tìm kiếm thay thế.

Insert: Chứa các lệnh chèn một số đối tượng vào văn bản như bảng biểu, hình ảnh, đồ họa, chữ nghệ thuật, tiêu đề đầu và cuối văn bản

Page Layout: Chứa các lệnh định dạng trang văn bản và hình ảnh.

Formula: Chứa các lệnh làm việc với hàm.

Data: Chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).

Review: Chứa một số công cụ xư lý văn bản như kiểm tra chính tả, track change, bảo mật.

View: Chứa các lệnh phục vụ việc tùy biến màn hình giao diện của microsoft Excel.

Nút Biểu tượng Excel: Chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close

Thanh công thức (Formulas Bar): Dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.

Các thanh công cụ (tools): Chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard và formatting.

Thanh cuộn ngang và dọc cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.

Thanh bảng tính: Dùng để chuyển đổi, thực hiện lệnh với bảng tính.

4. Các phím tắt của Excel

Không chỉ sở hữu những hàm, công thức tính toán thuận tiện cho người sử dụng, Excel còn có các phím tắt giúp bạn rút ngắn thời gian và khối lượng công việc của mình một cách hiệu quả. 

Để biết thêm chi tiết các phím tắt, bạn hãy tham khảo bài viết tại link này của AnhBanIt.com nhé!

5. Cột, hàng trong Excel

Nhắc đến Excel thì ta không thể không nói đến cách lưu trữ dữ liệu dạng bảng tính (table), đây là điểm mạnh nhất của Excel mà trong Word không có.

Một file Excel có cấu trúc dạng lưới gồm nhiều cột và nhiều hàng, tạo thành nhiều ô khác nhau.

Column: Còn gọi là cột, là danh sách các cột được chia theo chiều ngang của file Excel.

Row: Còn được gọi là hàng, là danh sách các hàng được chia theo chiều dọc của file Excel.

Cell: Còn được gọi là ô, được tạo bởi các đường vẽ theo chiều dọc và chiều ngang.

Như vậy mỗi ô trong Excel sẽ có một địa chỉ xác định dựa vào cột và hàng.

• Ví dụ ô B3 thì sẽ thuộc cột B và hàng 3.
• Ô F10 thì thuộc cột F và hàng 10

Trên đây là những điều cơ bản bạn nên biết trước khi học Excel. AnhBanIt.com còn mang đến rất nhiều thông tin bổ ích về tin học văn phòng, hãy theo dõi trang nhé!